Mỗi giây trôi qua chẳng bao giờ lấy lại được, vì thế trước khi làm việc gì bạn cần phải có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, hạn chế bị phung phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên không ít người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, bố trí công việc và cuộc sống thế nào cho hợp nhất. Vậy thời gian đặc biệt thế nào và làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian đạt kết quả tốt.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình có quy trình và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục đích đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng đạt kết quả tốt. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được nhận xét dựa trên hậu quả hoạt động tạo ra, không dựa trên thời gian hoàn thiện nhanh hay chậm.
Để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần phải trả lời được 3 vấn đề quan trọng: Công thức quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản lý thời gian trong hoạt động và cách áp dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.
Công thức quản lý thời gian
Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
–Lên danh sách và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng hoạt động và cuộc sống.
– Đo đạc, ước lượng thời gian cần để hoàn thiện những công việc được xác định.
– Lập chiến lược cụ thể, chọn lựa thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
– Tiến hành hành động, bám sát chiến lược đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng giúp đỡ để hình thành nên công thức quản lý thời gian đạt kết quả tốt, thích hợp với thuộc tính hoạt động và cuộc sống của mỗi người. Việc cần làm là biết dùng các công cụ để giúp đỡ cho chu trình quản lý thời gian đạt kết quả tốt.
>>>Xem thêm: Khái niệm về truyền thông những điều bạn cần biết
Tầm đặc biệt của quản lý thời gian trong công việc
Hẳn là nhiều người câu hỏi thắc mắc tại sao quản trị thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả hoạt động và cuộc sống cá nhân. Vì sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn?Cách chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi bạn.
Quản lý thời gian – Làm tăng năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian hỗ trợ bạn sắp xếp các chiến lược và vai trò mỗi ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tích tụ những vai trò quan trọng có thể hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Rèn luyện khả năng quyết định, giảm nhẹ áp lực
Việc không đủ kĩ năng quản trị thời gian thường dẫn tới tình trạng thực hiện công việc với nhiều sức ép, gián tiếp đưa rõ ra những quyết định sai lầm khi không hề có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những làm giảm được áp lực “deadline” mà còn đưa rõ ra những quyết định tỉnh táo hơn trong hoạt động do có nhiều thời gian để suy nghĩ, nhận xét vấn đề.
Tránh thói quen không tốt, tạo động lực hành động
Những thói quen không tốt như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian có thể giúp bạn loại bỏ những thói quen có hại, đồng thời tạo động lực để bắt tay hành động những dự án lớn nhờ chiến lược đã được vạch ra với mục đích bài bản và thời gian biểu chuẩn xác.
>>>Xem thêm: Kỹ năng kinh doanh cơ bản cần phải có trước khi khởi nghiệp
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết
Quản lý thời gian – Xác định rõ mục tiêu
Xác định mục tiêu là bí quyết quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục đích bài bản bạn sẽ biết mình luôn phải làm gì để đạt cho được mục đích đấy. Đương nhiên việc để làm được việc đấy bắt buộc bạn phải đặt lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thiện mục đích. Khi đó bạn sẽ kiểm soát được thời gian và không để thời gian trôi đi một bí quyết lãng phí.
Liệt kê những công việc luôn phải làm
Liệt kê ra danh sách những hoạt động luôn phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình luôn phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo một khi hoàn thiện xong hoạt động nào đấy.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Một khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy bỏ chút ít thời gian kiểm tra lại xem hoạt động nào quan trọng luôn phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những đầu việc chính bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để bảo đảm công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những hoạt động còn lại.
Việc sắp đặt kiểu này hỗ trợ bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn cam kết những hoạt động khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn cần phải tổng kết lại công việc vào cuối ngày để coi bạn đã thực hiện được những gì và chưa thực hiện được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những hoạt động đấy và có thực sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dùng cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa thích hợp hãy tìm ra nguyên nhân và cải thiện để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.
Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và thực hiện theo những quy tắc đó. Có khả năng thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí tuy nhiên hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và cam kết bạn sẽ thấy rằng bạn có những thời gian hơn cho cuộc sống cũng như hoạt động, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian tuy nhiên mọi thứ lại không được như ý.
Tập trung
Tập trung là cách rất khả quan để bạn không phung phí thời gian. Khi làm hoạt động gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho hoạt động, điều đấy không chỉ mang đến hậu quả công việc cao mà còn hỗ trợ bạn tiết kiệm được cực kì nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ mau chóng hoàn thiện hoạt động và có thời gian cho việc khác.
Lên thời gian cụ thể cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, bạn cần phải lên thời gian cụ thể cho từng hoạt động như: xác định thời gian tiếp tục, thời gian cho từng bước hành động, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thiện công việc đấy là bao lâu. Lúc đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến hậu quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
Bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nhé!
>>>Xem thêm: Quản trị là gì? Cùng tìm hiểu khái niệm về Quản trị trong kinh doanh
Mỹ Phượng-Tổng hợp
Tham khảo: (myxteam, resources,…)
