Hiện nay, việc áp dụng phần mềm ERP không chỉ có tác dụng rất lớn trong các hoạt động bán hàng, nhân sự, kho hàng hay tài chính… mà còn tạo điều kiện cho công ty quản lý tổng thể hoạt động theo quy trình chuyên nghiệp.
Từ đó ít tốn kém được thời gian, hiệu quả công việc được tăng cao. Vậy phần mềm ERP là gì? Qui trình triển khai ERP trong doanh nghiệp gồm những bước nào?
Chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngay bây giờ nhé!
Mục lục
ERP là gì?
Ứng dụng ERP là ứng dụng xây dựng kế hoạch và nắm rõ ràng nguồn lực công ty (viết tắt là ERP). Một mô hình phần mềm công nghệ thông tin vào vào quản lý công việc kinh doanh, thu thập số liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải.
Bộ tích hợp gồm có nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ ship, Marketing và buôn bán, quản trị kho hàng quỹ, kế toán thích hợp với tập đoàn lớn công ty lớn.
Ý nghĩa của 3 từ ERP
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). thế nhưng, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN).
P: Planning (Hoạch định). Planning là định nghĩa thân thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần chú ý ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN xây dựng kế hoạch ra sao?
E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. Nó cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một bộ máy máy tính duy nhất mà có thể thuyết phục tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.
Các kiểu ERP
Vào thời điểm hiện tại, có rất nhiều công ty áp dụng phần mềm quản lý ERP để phục vụ công tác quản lý kinh doanh của mình. Thế nhưng, hầu như các bộ máy ERP ở mỗi doanh nghiệp đều được tạo ra với cấu trúc không giống nhau.
Việc sử dụng mô-đun nào trong phần mềm quản trị công ty ERP còn phụ thuộc vào hình thức bán hàng của từng công ty. Các mô-đun phổ biến hầu hết các công ty sử dụng bao gồm: quản trị kho hàng hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý tài chính kế toán, quản lý hỗ trợ khách hàng,….
Trong đó, tùy theo tính chất và cơ cấu của công ty mà có thể sử dụng thêm các mô-đun đặc thù khác.
Nếu trước đó, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai tại chính server của doanh nghiệp) được ưa dùng hơn thì giờ đây, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) ngày càng được đưa vào sử dụng nhiều hơn bởi mức độ tiện lợi và ít tốn kém chi phí của chúng.
Doanh nghiệp muốn được biết được cơ quan mình thích hợp với loại hình ERP nào, cần dùng những mô-đun nào cần trải qua quá trình phân tích kỹ càng nhu cầu của mình, tìm hiểu sâu về hệ thống ERP, hiểu được phần mềm quản lý ERP là gì và nhiệm vụ của chúng, phối hợp thực hiện công việc cùng nhà sản xuất ERP để có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất.
Qui trình triển khai ERP
Bước 1. Nhận xét ngân sách, quy mô, quy trình quản lý của công ty
ERP là một phần mềm quản lý tổng thể vì lẽ đó mức chi phí đầu tư là không hề nhỏ, doanh nghiệp cần biết tổng mức chi phí sẽ đầu tư cho dự án này đồng thời cần xác định ngân sách có thể sắp xếp theo lộ trình khai triển ERP.
Quy mô và mô hình quản lý là cơ sở để xây dựng nên một phần mềm hợp nhất với doanh nghiệp.
Bước 2. Phân tích đòi hỏi người sử dụng
Doanh nghiệp và nhà tư vấn khai triển phải phân tích được những yếu tố khó khăn mà công ty đang gặp phải, những yếu tố mà tự bản thân doanh nghiệp không thể xử lý, nhận xét được những hy vọng mà doanh nghiệp ước muốn khi dùng ERP và đấy là yếu tố để công ty lựa chọn một phần mềm dựng sẵn hay cần một phần mềm tùy chỉnh theo đòi hỏi chức năng và quản lý riêng, đây cũng là tiêu chí định giá cho phần mềm.
Bước 3. Xây dựng phương án cho hệ thống mới
Dựa trên những phân tích về yêu cầu của doanh nghiệp cho bộ máy ERP sẽ tiến hành xây dựng hệ thống theo công thức hoạt động sản xuất – bán hàng của doanh nghiệp, một vài trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi toàn bộ quy trình hoạt động trước đó để phù hợp với phương án hiện đại này.
Bước 4: Thực hiện dự án vào thực tế công ty
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ chuyển giao tài khoản, công nghệ, tài liệu hướng dẫn dùng phần mềm ERP cho công ty.
Đối với những doanh nghiệp lựa chọn dùng phần mềm erp customize thì đây sẽ là giai đoạn mà nhà cung cấp thiết kế, điều tiết hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của công ty để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1. Và bước này thường kéo dài 6 tháng – vài năm tùy thuộc vào khả năng của nhà sản xuất phần mềm này.
Đối với những công ty chọn lựa phần mềm erp đóng gói thì bước này được thực hiện rất nhanh chóng. nhà sản xuất phần mềm chỉ việc cấp tài khoản cho công ty và cử người sang huấn luyện sử dụng phần mềm
Bước 5: Đánh giá, nghiệm thu dự án khai triển phần mềm erp
Nếu như những bước khai triển ban đầu và thử nghiệm thành công, công ty sẽ tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các công việc sản xuất – kinh doanh một cách thực tế.
Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd, các công ty cần chú ý một vài điểm mấu chốt khi đánh giá dự án erp như sau:
- Công dụng thích hợp với quy trình bán hàng của doanh nghiệp
- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ không giống nhau của hệ thống ERP
- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
- Sự thân thiện với người sử dụng
- Triển khai nhanh chóng: thời gian khai triển ngắn đồng nghĩa với nguy cơ dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn
- Năng lực hỗ trợ việc làm chủ và hoạch định đa chiều
- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
Bước 6: Bảo trì và nâng cấp phần mềm
Bảo trì là công việc liên quan đến việc sửa lỗi phát sinh trong lúc vận hành phần mềm ERP. Bình thường các nhà sản xuất phần mềm ERP sẽ bảo trì miễn phí các lỗi cho công ty của bạn trong thời gian từ 12-24 tháng từ ngày nghiệm thu vận hành bộ máy. Sau thời gian này thì doanh nghiệp phải đóng phí cho nhà sản xuất.
Nâng cấp là việc cải tiến những công dụng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới, nâng phiên bản mới, chỉnh sửa về công dụng, công thức dùng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…
Xem thêm: ATP CARE – PHẦN MỀM QUẢN LÝ FANPAGE MỘT CÁCH TOÀN DIỆN VÀ HIỆU QUẢ NHẤT.
Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: winerp, hktsoft, tomahosoft,…)
