Có cần đóng dấu trên chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hay không?

Doanh nghiệp có được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử (HĐĐT) sang chứng từ giấy không? Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhiều trang đúng hay sai? Chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc và doanh nghiệp giải đáp mọi thắc mắc này.

1. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy không?

Liên quan tới vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, tại  Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định rõ như sau:

– Thứ nhất, mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy khi cần.

– Thứ hai, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, người chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp tuyệt đối về nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi.

Thứ ba, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP này.

2. Hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhiều trang đúng hay sai?

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử có nội dung dài, doanh nghiệp được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy nhiều trang. Tuy nhiên, khi chuyển đổi cũng phải tuân thủ đúng theo quy định pháp luật hiện hành.

Tại Công văn 2806/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 18/7/2018 để trả lời thắc mắc của Công ty Cổ phần ô tô Trường Hải, Tổng cục Thuế đã có nội dung hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang như sau: “Phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo  trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Các chứng từ giấy nhiều trang được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử muốn hợp pháp, hợp lệ buộc phải tuân thủ theo hướng dẫn trên.

3. Hóa đơn giấy chuyển đổi từ HĐĐT có cần đóng dấu không

Trước đây, trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định người bán hàng được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ mục đích lưu trữ theo quy định pháp luật. Việc chuyển đổi nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa chỉ được thực hiện 01 lần duy nhất.

Dù là chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm mục đích gì thì chứng từ chuyển đổi đều phải tuân thủ điều kiện: phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn. Riêng trường hợp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông thì chỉ được thực hiện 01 lần và bắt buộc phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Tuy nhiên, khi giải đáp về vấn đề hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có cần đóng dấu treo hay không, Cục Thuế TP Hà Nội có hướng dẫn các doanh nghiệp như sau: Nếu các  doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không nhất thiết phải có dấu của người bán.

Như vậy, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy dù thực hiện với mục đích gì thì cũng không bắt buộc đóng dấu của người ban.

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ mới được ban hành nhất bởi Chính Phủ, hoàn toàn không có quy định nào bắt buộc phải có đóng dấu trên chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Do đó, bạn và doanh nghiệp có thể an tâm chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và không bắt buộc phải có đóng dấu.

Trên đây, bài viết đã giải đáp thắc mắc có cần đóng dấu trên chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hay không và những vấn đề liên quan tới chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy tới bạn đọc và doanh nghiệp.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

Website: https://einvoice.vn/