Chỉ Số KPI Là Gì? Tại Sao Lại Cần KPI?

Chỉ số hiệu suất  – Key Performance Indicator (KPI) là một giá trị số cho biết một doanh nghiệp hay công ty của bạn có đạt được mục tiêu đã đề nghị hay không. Chỉ số KPI được các nhóm và các nhà quản lý dùng để đánh giá hiệu năng công đoạn kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp và các cá nhân riêng lẻ.

Theo dõi các thông số KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất doanh nghiệp và phụ thuộc vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định để tìm cách phát triển công ty. Hôm nay chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu KPI là gì? Tầm quan trọng của chỉ số KPI và cách thức dùng KPI đạt kết quả tốt nhé

Chỉ số KPI – Key Performance Indicator nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản miêu tả công việc hoặc chiến lược thực hiện công việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá đạt kết quả tốt của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Nói 1 cách dễ dàng, giống như là khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…).

Nếu như ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Toàn bộ những thông tin đó đều là KPI về hiện trạng sức khỏe của chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đấy nhận biết chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, công ty đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp xử lý đạt kết quả tốt.

2 loại KPI cần phân biệt

Tùy thuộc theo công ty, tổ chức mà KPI sẽ không giống nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi cá nhân trong một bộ phận cũng có KPI không giống nhau (SEO KPIs, mail KPIs, Social KPIs). Có rất nhiều KPIs không giống nhau, tuy nhiên tóm tắt thì nó thường chia làm 2 loại KPI:

1. KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược.

Các mục tiêu mang tính kế hoạch thì thường là tiền, profit, market share ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. 

Ví dụ: KPI kế hoạch là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng doanh nghiệp sẽ bị liên quan, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.

2. KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật.

Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục đích chiến lược. 

Ví dụ: social KPI là mỗi tháng cần phải có được 100,000 engagements, tuy vậy, số engagements này dù có có được cũng không bảo đảm sẽ giúp doanh nghiệp đạt được doanh số.

Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và đạt kết quả tốt của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải đường link trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục đích chiến lược như thế nào.

Ví dụ: nhiều engagements ==> nhiều comments, nhiều inbox ==> nhiều người tìm hiểu về dịch vụ ==> nhiều năng lực bán hàng hơn ==> tăng doanh thu.

Tại sao chúng ta cần chỉ số KPI

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPI ở nhiều cấp độ không giống nhau để đánh giá cả công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra.

KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của tổ chức, bên cạnh đó KPI cấp thấp tập trung vào hiệu năng của các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban như kinh doanh và tiếp thị.

Sau khi công ty đề ra chỉ số KPI cho các hoạt động của tổ chức, của từng nhân viên nhằm tạo điều kiện cho toàn tập thể hoặc các cá nhân có nhiều động lực cố gắng hơn trong quá trình làm việc.

KPI chính là công cụ tối tân giúp các quản lý biến các kế hoạch thành các mục tiêu quản lý cho từng phòng ban, bộ phận với từng lĩnh vực như nhân sự (tuyển dụng, huấn luyện, lương, đánh giá công việc,..) tài chính, bán hàng, quảng cáo và từng cá nhân. KPI áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân.

Thông thường, mỗi vị trí đều có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, nhà quản lý sẽ áp dụng để đánh giá kết quả thực hiện việc hoàn thành công việc của vị trí đó. Dựa trên mức KPI của từng nhân viên, các nhà lãnh đạo có khả năng nắm rõ ràng được:

• Cấp độ khen thưởng

• Cơ sở để xác định thông tin huấn luyện

• Sửa đổi và nâng cấp văn hoá công ty

Cách xác định chỉ số KPI

Để vận hành hệ thống KPI thành công, việc xác định chính xác KPI là điều tối cần thiết. Vì vậy, nhà quản lý nên xuất phát từ những điều cơ bản nhất. đó là phải hiểu được mục đích của tổ chức, lập kế hoạch để đạt được mục tiêu, nắm rõ ràng những người tham dự vào việc thực hiện mục đích.

Từ đó bắt đầu xây dựng KPI phù hợp cho công đoạn hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động của nhân viên.

Điều này đòi hỏi nhà phân tích, trưởng bộ phận và nhà quản lý phải luôn theo dõi, bám sát các quy trình của doanh nghiệp. Từ đó để hiểu rõ và đưa ra được các KPI phù hợp cũng như người chịu trách nhiệm với KPI này.

Một vài câu hỏi nhà lãnh đạo nên hiểu khi xác định KPI là:

• Kết quả mong muốn có được là gì?

• Vì sao kết quả được coi là quan trọng?

• Ai gánh chịu hậu quả về kết quả công việc?

• Làm thế nào để biết rằng mục tiêu đã đạt được?

• Đánh giá tiến độ của kết quả công việc thường xuyên hay không và nhận xét như thế nào?

Dựa trên câu hỏi này, nhà lãnh đạo có thể nắm rõ ràng được thang điểm giúp cho bạn nhận xét cấp độ hoàn thành công việc. Đây còn là động lực giúp nhân viên cố gắng, phấn đấu hơn trong công việc.

Tạm kết

Chỉ số KPI (Key Performance Indicator) là một giá trị có khả năng đo lường cho biết liệu một đội ngũ tổ chức hay doanh nghiệp có đạt được các mục tiêu của họ đã được đưa ra hay không.

KPI hay được theo dõi bằng công cụ báo cáo theo thời gian thực tế hay thường được gọi là bảng điều khiển KPI, ở đó với mỗi chỉ số KPI của bạn phải thuyết phục tiêu chí SMART, nghĩa là cụ thể, có thể đo lường, có thể có được, các yếu tố liên quan và giới hạn thời gian đồng thời chỉ theo dõi số liệu phải ảnh hưởng đến tổ chức doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Xem thêm: Mô Hình B2B Là Gì? Tổng Quan Về B2B Tại Việt Nam

Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: eduviet, 1office, conversion,…)